La capacidad de navegar por cadenas de suministro inestables y altas expectativas de los consumidores es vital, pero ¿cómo comienzas a realizar mejoras? Entender el alcance completo del proceso de procura es un primer paso crucial.

Pasos en el flujo del proceso de procura

Cada negocio e industria es diferente, pero la mayoría de las estrategias exitosas de procura comparten algunas etapas amplias. Hemos creado una guía completa que detalla las mejores prácticas para cada uno de los siguientes pasos:

- Identificación de bienes o servicios requeridos.
- Selección de proveedores.
- Creación y aprobación de órdenes de compra.
- Recepción de bienes o servicios.
- La "conciliación de tres vías".
- Aprobación de facturas y pagos.

En resumen, tu flujo de proceso de procura incluye todo lo que implica obtener los recursos necesarios para que tu negocio funcione. Es engañosamente simple y no termina realmente con la aprobación de la factura. Los datos recopilados en cada etapa deben utilizarse para hacer mejoras, creando un ciclo de retroalimentación, o, como se conoce ampliamente, un "ciclo de procura-pago".

Adopta una definición estratégica de procura

El proceso de procura-pago no se trata solo de comprar bienes y servicios. Expertos en EY recomiendan que las empresas evolucionen la procura "para convertirse en un socio comercial estratégico capaz de impulsar eficiencias para la organización".

En otras palabras, toma una visión más holística de para qué sirve realmente tu proceso de procura. Además de avanzar en tu cadena de suministro, también es una oportunidad para contribuir a los objetivos de toda la empresa. Cuando llegue el momento de implementar un nuevo proceso, planteamos preguntas que tengan en cuenta a toda tu organización, como:

- ¿Cómo puede una compra más eficiente aumentar la eficiencia?
- ¿Cómo se beneficiarán los clientes de mejores relaciones con los proveedores?
- ¿Cómo reducirá la gestión más ágil de la cadena de suministro los costos comerciales?  

Comprende la procura en contexto y priorizar las iniciativas de optimización que beneficien a toda la organización.

Cómo optimizar tus procesos de procura

Nuevamente, la procura se ve ligeramente diferente para cada negocio. Al igual que el ciclo de procura-pago, hay algunos pasos amplios que toda organización debería tomar al acercarse a la optimización de la procura, y todo comienza con establecer los objetivos correctos.

Establece objetivos para la optimización

Antes de optimizar tus procesos de procura, define las mejoras que buscas lograr. Mantén esa definición estratégica en mente y consulta con las partes interesadas de toda tu organización para asegurarse de que los cambios que estás planeando se alineen con las necesidades actuales y futuras del negocio.

Documenta los indicadores clave de rendimiento (KPI) resultantes y recopila puntos de referencia de tus procesos actuales al anotar el gasto actual, los plazos y las puntuaciones NPS (Net Promoter Score) de los clientes. Es el primer paso para crear el ciclo de retroalimentación que será una parte vital de tu ciclo de procura-pago.

La medición y la iteración regular te ayudarán a adaptarte a métodos de procura cambiantes y cambios en tu industria. Establece objetivos amplios al principio e implementa una estrategia que tenga en cuenta el contexto empresarial mientras estableces buenas prácticas para la monitorización e informes.

Audita tu proceso existente

La procura es complicada: solo el seis por ciento de las empresas dicen tener una visibilidad completa de su cadena de suministro. Es difícil mejorar procesos que no estás controlando, así que comienza haciendo un inventario. Es una oportunidad para obtener información sobre ineficiencias, desviaciones, relaciones con proveedores, inventario y más.

¿Qué tan ágil es tu enfoque?

Los ahorros no siempre vienen con descuentos de proveedores. Una gestión responsable y ágil de la cadena de suministro puede utilizar lo que EY llama "palancas de valor no relacionadas con la obtención" como gestión de inventario y envíos a granel para crear eficiencias inmediatas. Si no estás familiarizado con la filosofía de la cadena de suministro ágil, tenemos una guía que cubre los conceptos básicos.

¿Existen oportunidades para automatizar tareas repetitivas?  

Audita tus procesos existentes y documenta si aún no lo has hecho. Mientras lo haces, busca tareas repetitivas que sean fáciles de automatizar, como la aprobación de solicitudes de compra, la creación de órdenes de compra (PO) y la conciliación de tres vías.

¿Está centralizada tu información de procura?

Mantén un ojo en oportunidades para consolidar la información también. Responde algunas preguntas básicas:

- ¿Se distribuye actualmente tu estrategia de procura en varias plataformas?
- ¿Qué tan fácil es para las partes interesadas de toda la empresa acceder y comprender los datos de compras?
- ¿Es posible obtener una visión general de todo tu proceso de procura e identificar áreas para mejorar?
- ¿Qué tan sólidas son tus relaciones con los proveedores?

Adopta el mismo enfoque para las relaciones con los proveedores. Si tienes datos históricos sobre precios, tiempos de entrega, precisión en el cumplimiento de pedidos, resolución de errores y comunicación, recogelos en un solo lugar. Luego será más fácil negociar con tus proveedores actuales y compararlos con la competencia.

¿Cuál es el nivel de riesgo?

Incluso con el proceso de procura más eficiente, algunas cosas permanecen fuera de tu control. Aparte de mantener los costos bajos, la adaptabilidad es uno de los beneficios principales de la implementación del proceso de procura. Realiza un análisis de riesgos de tu cadena de suministro: ¿qué podría salir mal y qué tan bien puedes cubrirlos